Hoe plan je een effectieve en efficiënte vergadering?

Aan jou de taak om telkens weer een vlekkeloze vergadering te organiseren en te zorgen dat het de aanwezigen aan niets ontbreekt. Tegelijkertijd heb je ook andere verantwoordelijkheden waar je tijd in moet investeren. Hoe plan je op een zo efficiënt mogelijke manier keer op keer een effectieve vergadering? Om  dat te kunnen doen, moet je heel scherp hebben wat de belangrijkste valkuilen zijn. 

Wat zijn de 5 belangrijkste valkuilen bij het plannen van een vergadering?

Wanneer je maandelijks, wekelijks of zelfs dagelijks vergaderingen moet organiseren, kan er soms wat mislopen. Uit onze ervaring blijkt dat de meest voorkomende problemen bij het organiseren van een vergadering de volgende zijn:

• De inhoud werd niet goed genoeg voorbereid / doel was niet bij iedereen duidelijk
• Er is geen of onvoldoende informatie over de deelnemers beschikbaar
• Niet weten welke vergaderopstelling het beste bij de vergadering past
• Een catering kiezen die niet past bij de verwachtingen van de aanwezigen
• Geen rekening houden met de bereikbaarheid van de locatie 

7 Cruciale tips die zorgen voor een effectieve en efficiënte vergadering

Deze problemen komen in de meeste vergaderingen nog steeds voor. Het is dan niet meer dan normaal dat je wel eens één ding vergeet terwijl je  natuurlijk je vergaderingen naar een hoger niveau wil tillen. Op deze manier kun jij de gasten van je vergaderingen faciliteren en hen de mogelijk bieden om een optimaal resultaat te behalen. Met deze meest cruciale tips, hopen we jou al voor een groot deel vooruit te helpen:

• Boek de ruimte op tijd om te voorkomen dat er geen beschikbaarheid is 
• Bereid de planning van de vergadering van A tot Z voor
• Vergaar zoveel mogelijk informatie over de deelnemers - eventueel via een (online) invulformulier 
• Denk goed na over de vergaderruimte en alle voorzieningen die daarbij horen
• Denk goed na over de bereikbaarheid (met OV en/of eigen vervoer) van de locatie
• Denk goed na over de catering en alle dieetwensen
• Lees de reserveringsvoorwaarden goed door bij het boeken van een ruimte

Deze tips dekken de basis bij het organiseren van een goede vergadering. Hoe weet je nu zeker dat er achteraf geen verrassingen opduiken en dat je aan alle praktische zaken gedacht hebt? Wij hebben een checklist ontwikkeld voor vergaderingen, zodat jij volledig ontzorgd wordt. Deze checklist bestaat uit 3 delen: voorbereiding van de vergadering, de vergaderlocatie en de reserveringsvoorwaarden. 

Download hier de checklist en vergeet nooit meer iets bij het organiseren van een vergadering.