Vergaderopstelling: een belangrijk onderdeel bij het plannen van een vergadering

Vergaderopstelling

Bij het organiseren van een vergadering bepaal je ten eerste het vergaderdoel. Wat  willen de deelnemers aan het einde van de vergadering bereikt hebben? Het vergaderdoel bepaalt wat voor type vergadering je gaat organiseren: een discussie, een brainstorm, een presentatie etcetera.  Bij elk van deze types is er een ook een geschikte vergaderopstelling, die het mogelijk maakt om zo effectief en efficiënt mogelijk te vergaderen.

 

Hoe bepaal je welke vergaderopstelling het beste bij jouw vergaderdoel past? Op deze pagina helpen we je de beste match te vinden.

 

Wat zijn de 6 meest voorkomende vergaderopstellingen?

Vroeger werd er enkel vergaderd in de traditionele vergaderopstellingen zoals een carré of ronde vergaderopstelling. Tegenwoordig proberen bedrijven meerdere vormen uit om zo tot het gewenste resultaat te komen. Er zijn 6 veelvoorkomende vergaderopstellingen op vergaderlocaties:

 

  • De theateropstelling
  • Carré opstelling
  • U-vorm opstelling
  • Blokopstelling
  • Ronde vergaderopstelling
  • Staand vergaderen

 

Elk van deze vergaderopstellingen heeft bijbehorende karakteristieken die een effect hebben op de deelnemers. Het is erg belangrijk om je hier bewust van te zijn. 

 

Het effect van deze vergaderopstellingen op jouw vergadering

 

Uit ervaring blijkt dat een vergaderopstelling bepaalde effecten op de deelnemers heeft. In onderstaand schema vatten we ze kort samen:

 

  • Theateropstelling
    • Geschikt voor een groot aantal deelnemers 
    • Iedereen heeft altijd goed zicht op het podium en de spreker
    • Deelnemers blijven redelijk anoniem; participeren nauwelijks
  • Carré opstelling
    • Deelnemers zijn gelijkwaardig; afstand door tussenruimte kan het onpersoonlijk maken 
    • Lokt directe communicatie uit 
  • U-vorm opstelling
    • Goede focus op de spreker 
    • Veel ruimte voor al je apparatuur
    • Podium voor discussies
  • Blokopstelling
    • Informeel, iedereen is gelijkwaardig
    • Nodigt uit om interactief te zijn
    • Goed podium voor discussies
  • Ronde vergaderopstelling
    • Iedereen kan elkaar goed aankijken
    • Zorgt voor een informele sfeer
    • Minder kans op een negatieve sfeer 
    • Geeft de deelnemers een gevoel van gelijkwaardigheid
  • Staand vergaderen
    • Iedereen denkt scherp en rationeel
    • Lokt creativiteit uit
    • Zorgt dat de deelnemers alert blijven
    • Zorgt voor minder vertraging van de vergadering

 

Deze effecten hebben een grote invloed op je vergadering en het resultaat daarvan. Als je een effectieve en efficiënte vergadering wilt plannen, moet je rekening houden met deze effecten.

 

Welke vergaderopstelling past nu bij welk type vergadering?

 

Je wilt natuurlijk ten alle tijden vermijden dat je de foute vergaderopstelling kiest en daardoor niet het optimale resultaat te behalen. Om je daarmee te helpen, vind je hier een overzicht met welke vergaderopstelling nu goed bij welk type vergadering past: 

 

  • De theateropstelling
    • Presentaties (of congressen) 
  • Carré opstelling
    • Brainstormsessie
  • U-vorm opstelling
    • Informatieve vergadering
  • Blokopstelling
    • Taakgerichte of besluitvormende vergadering
  • Ronde vergaderopstelling
    • Probleemoplossende vergadering
  • Staand vergaderen
    • Kort en efficiënte vergadering

 

Je weet inmiddels welk type vergadering het meest geschikt is voor jouw meeting en ook welke vergaderopstelling je daar het beste voor kunt gebruiken. Maar weet je ook hoe je de inhoud van een vergadering moet voorbereiden? Er zijn nog zoveel andere dingen waar je aan moet denken bij het organiseren van een vergadering. Met onze checklist vergeet je niets meer bij het organiseren van een vergadering en plan je keer op keer de perfecte vergadering. 

 

Download hier de checklist en vergeet nooit meer iets bij het organiseren van een vergadering. 

0b45fc275d7d7e0d344c3da64f87642b

Vergadering Checklist

Organiseer keer op keer de perfecte vergadering met deze ultieme checklist

Download checklist